Oficina colaborativa: nuevos espacios de trabajo

La firma estadounidense Herman Miller, llevó a cabo en un estudio que pone de relieve la intervención del factor espontaneidad en el desarrollo de las colaboraciones, observando una correlación positiva clara entre colaboración e innovación

A raíz de la pandemia, multitud de empresas han apostado por el teletrabajo, lo que ha hecho que las oficinas se conviertan en un lugar de encuentro y socialización para los empleados donde compartir opiniones e impulsar ideas colectivas, después de pasar largas horas encerrados en casa sin interactuar. La firma estadounidense Herman Miller, llevó a cabo en un estudio que pone de relieve la intervención del factor espontaneidad en el desarrollo de las colaboraciones. Normalmente la colaboración suele ser improvisada y darse con un número de personas reducido, generalmente inferior a cuatro personas, que se juntan en torno a una mesa. Así mismo, se ha observado una correlación positiva clara entre colaboración e innovación.

Sin embargo, para poder desarrollar esta nueva perspectiva de oficina colaborativa, es necesario que se cumplan una serie de requisitos en relación con los espacios de trabajo y el equipamiento tecnológico de los mismos. Si solo tenemos una sala de reuniones en la oficina con buena pantalla y conectividad, la innovación está abocada al fracaso.

Beneficios de los espacios colaborativos

Difuminación de jerarquías y comunicación horizontal: Vamos a comenzar analizando algunas de las principales ventajas que representan los espacios de trabajo colaborativos, y en este sentido, uno de los más destacados es precisamente la motivación de los empleados. Antes de la pandemia, el trabajador de oficina se dirigía a las instalaciones con el objetivo de cumplir con su jornada laboral, pero en estos momentos, lo hace deseando interactuar con sus compañeros y compartir ideas, lo cual contribuye a la desaparición de las tradicionales jerarquías verticales y a fomentar la comunicación horizontal. Esto redunda en reuniones menos formales y que permiten obtener mayores beneficios gracias a su mayor practicidad. Las oficinas deben adaptarse creando espacios que animen a celebrar reuniones más caóticas e informales.

Los contactos se establecen más rápidamente y las reuniones son más cortas, dando lugar a una experiencia mucho más positiva para todos los participantes. Esto influye positivamente en materia de salud, ya que el estado de ánimo es más elevado, las relaciones son más intensas y productivas y a la vez también hay estudios que han demostrado que se consigue una sustancial reducción en materia de estrés laboral, experimentándose un descenso importante en los casos de depresión.

Hay que tener en cuenta que ahora las oficinas son espacios polivalentes, es decir, pensados para llevar a cabo diferentes funciones, las cuales implican un menor coste, ya que se reducen las necesidades en cuanto a equipamiento que antes era necesario para cada trabajador.

Claves y requisitos de una oficina colaborativa

Comentábamos en el apartado anterior que las necesidades en materia de equipamiento han cambiado mucho desde la oficina tradicional hasta este nuevo concepto de oficina colaborativa, lo que supone un ahorro sustancial, a la vez que se reduce la necesidad de equipo en base al nuevo modo de trabajo y los sistemas de desarrollo que se hayan implementado.

Por esa razón vamos a conocer algunas de las principales claves y requisitos de la oficina colaborativa para ajustar el espacio y el equipamiento a las necesidades reales:

Menos espacios de trabajo individuales: al aumentar el trabajo híbrido y trabajar desde casa, una de las primeras cosas que se van a conseguir reducir son los espacios de trabajo individuales. Podemos encontrarnos con zonas de trabajo distendidas como la de la imagen, que sirven a la vez para el descanso o la reflexión.

Trabajo de pie: al trabajar más horas en casa, se tiende a una vida más sedentaria, lo que hace que al ir a la oficina se aproveche para estar más activos físicamente. Además, hay que tener en cuenta que cuando estamos de pie, mejoramos las habilidades de comunicación y presentación porque lo hacemos con todo el cuerpo y salimos del encorsetamiento habitual. Debido a esto, la oficina precisará de mobiliario especial como mesas y taburetes altos.

Equipamiento tecnológico óptimo: dentro de la oficina colaborativa es muy importante que existan soluciones tecnológicas adaptadas tanto a los espacios formales como a los informales o de distensión, y no centrarse tan sólo en la sala de reuniones principal, uno de los mayores problemas que encontramos en las oficinas convencionales. Si no tenemos buenas comunicaciones y tecnología en espacios más relajados, estaremos obligados a reservar la sala de reuniones y convertiremos el proceso creativo en algo formal y rígido sometido a disponibilidad.

Espacios de trabajo colaborativo de diverso tipo: aquellas empresas que empiecen a integrar los modelos híbridos de trabajo que implican parte de la jornada laboral en casa y la otra parte en la oficina, deberán asegurarse de que la oficina no esté medio vacía y puedan coincidir la mayor cantidad posible de trabajadores. De esta manera se fomenta el desarrollo de proyectos paralelos, permite crear grupos de trabajo o brainstorming y se pueden organizar espacios colaborativos de diversa índole como pueden ser espacios cerrados para los momentos en los que se precisa de una mayor concentración, espacios abiertos e informales donde se pueda tomar un café, espacios verticales para el fomento de la exposición y el contraste de ideas, etcétera.

Mobiliario adaptativo y modular: dependiendo de las necesidades de cada momento, es normal que precisemos de un tipo de mobiliario diferente, y la mejor forma de aprovechar el espacio y reducir la inversión es a través de mobiliario modular y flexible. Mesas que pueden unirse para reuniones o formaciones, o separarse, entre otros.

Cultura corporativa: es importante que la cultura de la empresa esté dirigida al fomento del trabajo colaborativo, para lo cual, los espacios pueden estar decorados por los propios trabajadores, se utilizarán los colores de la empresa para resaltar la pertenencia a la misma, y en general, se hará lo necesario para que el trabajador se integre y sienta que forma parte del equipo.

Imágenes cedidas por Mobiliar